Sap Danışmanı
Profesyonel çalışanların neredeyse tamamı aldıkları maaşın en az iki katını hakettiklerini, pozisyonlarının da en az iki adım yukarısı olması gerektiğini düşünürler. Oysa iş yaşamında taşlar çok yavaş bir şekilde yerinden oynar (Bunlar Türkiye’nin başka gerçekleri ve başka yazıların konuları). Bu durum çok hırslı ve hızlı yükselmek isteyen, aşırı çalışkan ve işkolik orta düzey yöneticileri patronlarına mucizeler yaratacak projeler sunmaya itiyor. (Üst
düzeydekiler belki daha deneyimli olduklarından, belki yeni teknolojilere daha uzak olduklarından, belki de daha statükocu olduklarından, bu şirket içinde mucizeler yaratacak fikirlere/ürünlere daha soğuk bakıyorlar.) İşte SAP, başka ciddi rakiplerinin olmamasının yanında, bir de Türkiye’deki bu durumdan faydalanıp bir kaç yıl içinde inanılmaz sayıda satış gerçekleştirdi.
Peki bu orta düzey yöneticiler, bu çok pahalı programı almaya patronlarını nasıl ikna ediyorlar? Bir patron düşünün ki her gün dünyanın her yerinden e-mail ile sipariş alıyor, web siteleri aracılığıyla dünyanın her yerinden fiyat teklifi toplayabiliyor, ama bilgi iletişim hızı bu kadar gelişmişken, kendi şirketinde bir bilgi, satınalmadan finansa en az bir haftada geliyor. Şirketin personel sayısını sorduğunda her departman (bordro, muhasebe, finans, insan kaynakları) farklı bir sayı söylüyor. Birgün çalışkanlığına güvendiği bir yöneticisi geliyor ve diyor ki “Yüce patronum, bir program var: bu program şirketimizdeki tüm işleri entegre edecek, bir veri sisteme bir kez girilecek, her bölüm aynı veriyi işleyecek ve raporlayacak. Bu programın CeBIT’deki standı microsofttan daha büyük, üstelik Türkiye’de KOÇ, Sabancı, Yaşar, vb. holgingler bu programı kullanıyorlar. Bu programı şirketimizde kurarsak, verimliliğimiz ve rekabet şansımız artacak, maliyetlerimiz azalacak, aynı işleri daha az adam ve maliyetle yapacağız…” Patron inanıyor ve projeyi onaylıyor. Türkiye’de önce büyük holdinglere satarak, SAP, çok doğru bir pazarlama stratejisi oluşturdu, şimdi de orta boydaki onlarca şirkete bunu referans vererek satıyor. (Orta boy işletme çalışanlarında “büyük şirketlerde önemli kararlarda hata yapılmaz” yanlış inancı var. Türkiye iş yaşamının başka bir gerçeği de; alt düzeyde yapılan hataları ortaya çıkarmak, ölçmek ve sorumlusunu cezalandırmak kolay ve yaygındır ancak üst düzey kararların yanlışlığını ortaya çıkarmak ve sorumlu bulmak genellikle zordur ve üst tarafta bu hataları örtme konusunda inanılmaz bir dayanışma vardır. Başka bir yazının konusu 2)
Bana göre, SAP uygulamalarının başarısızlığının Türkiye’de 3 nedeni var:
1. Alıcı yerli firmanın yetersizliği.
2. SAP programının yetersizliği
3. SAP Türkiye Firmasının danışmanlık desteğinde yetersizliği
Alıcı yerli firmanın yetersizliği
SAP’den bir firmanın tüm işlemleri entegre etmesi beklendiğine göre, firmanın tüm departmanlarında proje ekibinde yer alacak kişilerin kesinlikle ingilizce bilmesi, bilgisayar nosyonun olması, kendi işinde yeni bir sistem kurmaya yetenekli olması gerekir. Bu nitelikler “olursa iyi olur, proje hızlı ilerler” nitelikleri değil, “olmazsa, kesinlikle olmaz” niteliklerdir. SAP programı doğası gereği bunu zorunlu kılar. Bu listeden herkese doğal görünen bu niteliklerin, örneğin firmanın muhasebecilerinde ya da insan kaynakları çalışanlarında da olması gerekir, yani onlar da veri tabanı nedir, nasıl çalışır, bir bilgisayar depoladığı verileri nasıl tutar, rapor gerektiğinde nasıl getirir gibi bilgilere sahip olmalıdırlar.
Ben SAP’yi ilk kez duyanlara anlatırken SAP’yi hamura benzetirim. Karnınız açken lokantadaki yemekleri beğenmediğinizi düşünün, bir fırın sahibi de size ‘ben sana hamur vereyim, istediğin gibi ekmek yap, üstelik ben sana ekmek yapmayı öğretirim” diyor. Hayatınızda hiç bilmediğiniz bir işi öğrenmezseniz aç kalacaksınız…
Daha önce küçük de olsa benzer projeleri uygulamamış, sistem tasarlama konusunda beceriksiz, çalışmaya ve öğrenmeye istekli olmayan bölüm ve kişilerle başlanırsa, başka bir neden olmasa da, o SAP projesi başarısız olur.
Yapılması gereken en doğru iş, şirketin anahtar faaliyetlerinde alt düzey yönetici olan grubun (şefler, deneyimli mühendisler) yedeklerini işe almak, eski sistemi yenilere bırakıp deneyimli ekiple SAP projesini yürütmektir. SAP ekibinin günlük başka işi olmamalıdır. SAP şimdilik çok popüler olduğu için, şirket bu ekipten eleman kaybetmemenin yolunu bulmalıdır.
2 yıl SAP’de uyarlama deneyimi kazanmış muhasebecileri, finansçıları, stok kontrolcüleri, üretim planlamacıları sonra ne yaparsınız bilmiyorum, yerlerine aldığınız yedekleri de öyle… Ancak SAP implemantasyonu bunları gerekli kılıyor.
Proje yöneticisi de çok önemlidir, kesinlikle 3 yıl firmadan ayrılmayacak birisi olmalıdır. Projede yer alacak farklı departmanları harekete geçirebilmek için “nemrut biri” olmasında son derece yarar vardır. Orta düzey bir yönetici olmalıdır, SAP üzerindeki tüm modül senaryolarını, testleri bizzat elleriyle en az bir kere yürütmeli ve sonuçlarını görmelidir. SAP implementasyonu o kadar yorucu, bıktırıcı ve zor çalışmaları gerektirir ki üst düzey bir yönetici, yumuşak yüzlü biri ya da yaşlı biri ile kesinlikle işler yürümez.
Pek çok şirket bana gerekli mi, iş süreçlerim bir ERP gerektirecek kadar karmaşık mı, SAP’yi uyarlayacak yetenekte ekibim var mı, bunu gerektireceği işgücüne katlanabilecek miyiz, SAP nasıl bir program, benim ne işime yarayacak diye düşünmeden satınalmaya karar veriyor, sonra da iş işten geçmiş ve kimse sorumluluğu üstlenmez oluyor.
Var olan işleyişinizdeki şikayetlerinizi doğru analiz yapmanız gerekiyor. İşleyişteki şikayetlerinizin ne kadarı kullandığınız sistemden kaynaklanıyor, ne kadarı personelinizin yeteneksizliği bunu ayırt edemiyorsanız, SAP işine hiç bulaşmamak gerek. Sorun personelinizde ise de onları değiştirmek gerek, yoksa sistemi değiştirmek tek başına sorunlarınızı çözmüyor. Eğer gerçekten eski sisteminizde bir sorun varsa da SAP kaçınılmaz (!) (Benim eski işyerimdeki eski sistem faturalardaki kalemlerin toplamı dip toplamı tutmayacak kadar ciddi hatalar yapmaya başlamıştı ve sahibi olan şirket de iflas etmişti, elbette böyle bir durumda SAP ya da bir alternatifi ile yeni ürünlere yönelmek kaçınılmaz.)
SAP programının yetersizliği
(Gecenlerde Deniz Tuncalp endüstri mühendislerinin tanımı ile ilgili bir link göndermişti listeye, orada da eskiden beri olan, endüstri mühendislerinin sınırlı bir alanda değil, bankacılıktan üretime, sigortacılıktan taşımacılığa, turizmden vakıflara kadar pek çok alanda çalışabilmelerinden övgüyle söz ediliyordu. Bu, bizler için gerçekten iyi bir şey mi? Bunun bizler için dezavantaj olduğunu ben geç kavradım, bu yılki seminer dersinde de anlatmaya çalıştım. Herhangi birinize, işyerinizde, aslında o işyerinin dışında da pek çok başka sektör ve şirkette çalışabilecek olduğunuz için, size yapılan bir ayrıcalık var mı? Varsa böyle bir yarar, ancak seçim yapana kadar söz konusu olabilir, seçim yapıldıktan sonra ise, kimse onları seçtiğiniz için size “favour” yapmayacağı gibi, bulunduğunuz işte genellikle esas işin dışında bir iş yapacağınız için de, esas işin sahibi mühendisliklere göre daha dezavantajlı bir durumdasınızdır. Bu da mesleğimizin bir gerçeği ve başka bir yazı konusu 3.)
Bunun SAP ile ne ilgisi var? SAP yetkilileri de ürünlerini satarken, matahmış gibi, “belli bir sektöre çözüm sunmadıklarını, Avrupa Birliğinin bürokratik işlemlerinden boru ile petol taşımacılığı yapan şirketlere, üretim şirketlerinden yazılım şirketlerine, ticari şirketlerden turizm sektörüne kadar çok geniş bir yelpaze için çözüm sunduklarını, bunun için de standart bir program değil, her müşterinin gereksinimlerine özel olarak uyarlanabilecek esnek bir program sunduklarını” ileri sürüyorlar. İyi de bu programın başka sektörlere de satılabilirliğinden bana ne? Kulağa hoş geliyor, bunu duyan alıcı sanki program tüm taleplerini yerine getirebilecek bir esnekliğe sahip sanıyor, oysa öyle değil. Aksine her alıcı firma kendine uyarlanabilmesi için tomar tomar danışmanlık ücreti ödüyor. Yani bitmemiş bir ürünü, bitmiş fiyatına, üstelik tamamlama maliyetini de size yükleyerek satıyorlar. Şimdi ileri sürüldüğü gibi, uyarlama, sizin ekstra taleplerinizin programda değişiklik yapılarak karşılanması olsa, yüzbinlerce dolar ve binlerce adamxsaat maliyetine katlanırsınız, oysa siz bu maliyeti ekstra telepleriniz için değil, sadece programın normal çalışması için veriyorsunuz! Üstelik bu kadar çok parametrenin ayarlanması ile bir esneklik de kazanmıyorsunuz, beklentilerinizin önemli bir kısmı, uyarlamanın ötesinde program sınırlamaları nedeniyle mümkün olmuyor. (Örneğin, proje yönetimi ya da maliyet muhasebesi modüllerinde personel maliyetlerini kişi kişi projelere yansıtamıyorsunuz, ancak belirli ortalamalarla yansıtabiliyorsunuz. Gerçi önerdikleri bir çözümleri var; buna göre firmadaki herkesi bir departmanmış gibi ya da hesap planında bir hesapmış gibi uyarlamanız gerekiyor! Böylece firmadaki diyelim ki 500 kişi, 500 ayrı departman (maliyet merkezi) oluyor… İşçilik giderinin belirleyici olduğu bir hizmet firmasının sadece bu nedenle bile bu programı almaması gerekir. Ya da demirbaş ve amortismanlarını sadece departmanlar için takip edebiliyorsunuz, projeler için değil, bu durumda da yalnızca bir proje için alınmış çok pahalı bir cihazın amortismanı o bölümün tüm projelerini maliyetlendiriyor.)
Diyeceksiniz ki programın neyi yapıp neyi yapamadığına önceden bakmanın bir yolu yok mu? Yok valla:
1. Birincisi, yukarda söylediğim gibi, alıcı taraf (yani patronun gözüne girmeye çalışan orta düzey yönetici şahıs) almaya o kadar niyetli ki; SAP Türkiye firmasının program tanıtımı seansında her söylenende bir keramet buluyor zaten.
2. İkincisi, iyi birer satıcı olan SAP Türkiye yetkilileri “şunu yapabiliyor mu” dediğiniz her şeye, “tabii yapabiliyor” diyorlar. (Bu konuda o kadar arsız ve yalancılar ki, belirli bir süre sonra ortaya çıkan sorunları konuşmak üzere gelen bir yöneticileri sizin “bakın danışmanlarınızın da kabul ettiği gibi programınız da şunu şunu yapamıyor” dediğinizde bile “yok canım yapar, biz ona bir daha bakalım deyip konuyu kapatıyorlar, böylece aylar geçmiş ve paralarının önemli bir kısmını aldıklarını düşündüklerinde de “Evet program onları yapamıyor, ama bu programı Türkiye’de 160 firma sorunsuz kullanıyor (!), sizin talebiniz yersiz, siz kendinizi programa uydurun” demeye başlıyorlar. Tam da bu konuda SAP implementasyonları konusunda yaygın bir görüşe geldik; buna göre, ERP’ler aynı zamanda re-engineering araçları oldukları için bunların uygulamasında programın standartını bozmamak gerekir, madem ki elin oğlu yapmış programı, madem ki başka bir sürü elin oğlu da bunu kullanıyor, e sen bir Türk olarak onlardan iyi mi bileceksin de kendi beklentilerini programa yaptırmaya çalışıyorsun, en doğrusu sen programa uy. Bu görüşü tartışmaya bile gerek görmeyecek kadar saçma sapan buluyorum ama özellikle lojistik tarafında olanlarda –çünkü orada en azında bir mesneti var- ve bu programı bir kez firmasının başına musallat etmişlerde bu kanı çok yaygın…)
3. Üçüncüsü, dediğim gibi SAP bir hamur ve satıcısının elinde bu hamurlardan yapılmış numune bir ekmek bile yok! Yani temel uyarlamaları yapılmış, modüllerin entegrasyonu sağlanmış, içinde basitçe verileri bulunan, standart raporlarından örnekler görebileceğiniz bir client’ları yok. Sizin firmanıza programı sattıklarında getirip hamuru kuruyorlar, sonra da peyder pey size modüllerin danışmanlarını yolluyorlar. Bir danışman eğitim vermeye geldiğinde bir de bakıyor ki, bir yerinde bir uyarlama hatası/eksiği var; tam da eğitimin ortasında program danışmanın söylediğini yapmıyor ve danışman size “bunun X modülü uyarlaması yapılmamış” diyor, “sen yap” diyorsunuz, “ben onu bilmem, ben Y modülü danışmanıyım” diyor. Y danışmanı geldiğinde başka bir eksik buluyor. Aylar sonra modüller tek tek çalıştığında da, birinin çıktısı diğerine gitmiyor, entegrasyonda sorunlar başlıyor. Yani, “bu program ne yapar”ı görebileceğiniz zaman geldiğinde, siz programı almış, 6 aylık verileri girmiş ve SAP Türkiye’ye parasını ödemiş oluyorsunuz. Gerisi sizin probleminiz…
SAP uyarlamaların ötesinde bir sınırlama ile maliyetleri üç boyutlu izlemenize izin vermiyor (hesap, bölüm, proje bazında). Sadece iki boyutlu veri tutabiliyor. Böyle olunca da üç boyuttan birini diğer ikisinden birinin içine gömmek zorunda kalıyorsunuz. Bu çözümü kabul ederseniz o kadar pahalı bir program almanıza ne gerek var, 1980’lerde yazılmış muhasebe yazılımları bile bunu yapıyor!
Yine SAP iki kez maliyet dağıtımı yapmanıza izin vermiyor. Mükerrer dağıtımı önlemek değil söz konusu olan, aynı yönde de olsa ikinci dağıtıma izin vermiyor. (Teknik olarak şöyle; birincil masraf çeşidinden birincil ve ikincillere dağıtım yapılabiliyor ama ikincil masraf çeşitlerinden ikincillere dağıtım yapılamıyor. Bunun sonucunda da birincil dağıtım ile personel giderlerini projelere dağıtıyorsunuz ama örneğin bizde olduğu gibi projelerinizin bir kısmı garantide olan projelerse, ar-ge projesi ise ve teşvik alıyorsanız, ya da kendinize ait para kazanmadığınız bir proje ise, bu projelerdeki işçilik maliyetlerini 720’li hesaptan tekrar 760’lı, 750’li hesaplara dağıtamıyorsunuz. Yani işçilik maliyetlerinizi proje boyutunda doğru yerde göreceksiniz, ama hesap boyutunda yanlış yerde göreceksiniz, işinize gelirse…)
Başında ya da test ortamında göremeyeceğiniz bu türden onlarca ciddi sorun canlı kullanımda karşınıza çıkıyor. Sistem çok parametrik olduğundan ve uyarlama yapmak sistemin bütününde başka modülleri etkileyebileceğinden bunların hepsi için ekstra danışmanlık ücretleri ve emek harcayarak baş etmeye çalışıyorsunuz, edemediğiniz yerlerde de artık geri dönüşünüz olmadığından “bunu yapmadığını bilseydik bu programı almazdık” diyeceğiniz kadar ciddi konularda beklentilerinizden taviz vermeye başlıyorsunuz. Hatta bazen “tamam çalışsın da nasıl çalışırsa çalışsın”, “biz onu da elle gireriz”, “bunu da ikinci kez gireriz”, “ondan da vazgeçtik onu da excel’de yaparız” demeye başlıyorsunuz. Bırakın işlerinizde verimlilik artışını, yeter ki girdiğimiz verileri anlamlı bir şekilde raporlayabilelim diye, kendi ellerinizle yarattığınız bir SAP tanrısının gönlünü etmek için bir kurban kesmediğiniz kalıyor.
Önemli sorunlardan biri de SAP’yi kendinize uyarlamak için Abap/4 ile yazacağınız ek program ve raporların yeni versiyonda çalışmaması; böylece her yeri versiyon çıktığında ya eski add-on’larınızdan ya da yeni versiyondan vazgeçeceksiniz, ya da yeniden yazacaksınız. Bu nedenle yeni versiyona geçemeyen şirketler olduğunu duyuyorum sap danışmanı.
Programın Türkçesi de çok kötü. Aynı kavramın farklı yerlerde farklı tercüme edildiği de olmuş. Tercüme anlamayı zorlaştıracak kadar kötü.
Tüm bu olumsuzlukların ne kadarının programın doğasından, ne kadarının yerelleştirme ve uyarlamadan kaynaklandığını elbette biz kullanıcıların ayırt etmesi olanaksız. Burada anılan ve anılmayan sorunlarımızın çözümleri için biz şirketimizde hala uğraşıyoruz. Umuyoruz ki SAP Türkiye bunlara bir çözüm bulacak. (elbette onların tavırları “biz size eğitimi verdik, gerisi sizin sorununuz” şeklinde ama bizim sorunlarımız da sonradan ortaya çıkan karar değişiklikleri ya da “tuning” sorunları değil, sistemin daha ilk kez çalıştırılmasında çıkan sorunlar!)
Son bir konu daha var. Bildiğiniz gibi zaman zaman büyük otomobil firmaları gazetelere ilan vererek yeni çıkardıkları bir otomobilden alanları servislere çağırırlar ve bir yerindeki küçük bir hatayı ücretsiz düzelteceklerini söylerler. SAP, programındaki sonradan farkettiği hataları ve eksiklikleri nasıl gideriyor dersiniz? OSS notları ile. Bunlardan nasıl haberiniz oluyor? Teknik ekibiniz sürekli internetten bunları takip edecek, indirecek ve yükleyecek, sanki bu da sizin kabahatinizmiş gibi sorumluluk sizde. Yani SAP Türkiye firmasından bu konuda düzenli bir destek beklemeyin, sanki on binlerce müşterileri var. Diyelim ki programda bir sorun çıktı SAP’ye başvurursanız ilk yapacakları sizi bir güzel azarlamak olur; “onun OSS notu var niye bakmadınız!”. Niye ben bakayım yahu, ben sana paranı eksik mi ödedim? Bu OSS’ler ne zaman bitecek? Ne zaman tam bir programınız olacak belli değil. Üstelik bir süre sonra orijinal SAP eski versiyonları OSS ile bile desteklemekten vazgeçiyor, bir nedenle yeni versiyona geçemiyorsanız, sistemle evrende baş başasınız! Böyle yazılımların “bug-fix”leri zaten böyle olur deyip kabulleniyorsanız sorun yok. Bu da SAP’nin dünyada da hızlı büyümesinin bir sonucu, Microsoft ürünlerinin hata mesajları hakkında ne zaman elime bir espri geçse SAP’ninkileri düşünürüm…
düzeydekiler belki daha deneyimli olduklarından, belki yeni teknolojilere daha uzak olduklarından, belki de daha statükocu olduklarından, bu şirket içinde mucizeler yaratacak fikirlere/ürünlere daha soğuk bakıyorlar.) İşte SAP, başka ciddi rakiplerinin olmamasının yanında, bir de Türkiye’deki bu durumdan faydalanıp bir kaç yıl içinde inanılmaz sayıda satış gerçekleştirdi.
Peki bu orta düzey yöneticiler, bu çok pahalı programı almaya patronlarını nasıl ikna ediyorlar? Bir patron düşünün ki her gün dünyanın her yerinden e-mail ile sipariş alıyor, web siteleri aracılığıyla dünyanın her yerinden fiyat teklifi toplayabiliyor, ama bilgi iletişim hızı bu kadar gelişmişken, kendi şirketinde bir bilgi, satınalmadan finansa en az bir haftada geliyor. Şirketin personel sayısını sorduğunda her departman (bordro, muhasebe, finans, insan kaynakları) farklı bir sayı söylüyor. Birgün çalışkanlığına güvendiği bir yöneticisi geliyor ve diyor ki “Yüce patronum, bir program var: bu program şirketimizdeki tüm işleri entegre edecek, bir veri sisteme bir kez girilecek, her bölüm aynı veriyi işleyecek ve raporlayacak. Bu programın CeBIT’deki standı microsofttan daha büyük, üstelik Türkiye’de KOÇ, Sabancı, Yaşar, vb. holgingler bu programı kullanıyorlar. Bu programı şirketimizde kurarsak, verimliliğimiz ve rekabet şansımız artacak, maliyetlerimiz azalacak, aynı işleri daha az adam ve maliyetle yapacağız…” Patron inanıyor ve projeyi onaylıyor. Türkiye’de önce büyük holdinglere satarak, SAP, çok doğru bir pazarlama stratejisi oluşturdu, şimdi de orta boydaki onlarca şirkete bunu referans vererek satıyor. (Orta boy işletme çalışanlarında “büyük şirketlerde önemli kararlarda hata yapılmaz” yanlış inancı var. Türkiye iş yaşamının başka bir gerçeği de; alt düzeyde yapılan hataları ortaya çıkarmak, ölçmek ve sorumlusunu cezalandırmak kolay ve yaygındır ancak üst düzey kararların yanlışlığını ortaya çıkarmak ve sorumlu bulmak genellikle zordur ve üst tarafta bu hataları örtme konusunda inanılmaz bir dayanışma vardır. Başka bir yazının konusu 2)
Bana göre, SAP uygulamalarının başarısızlığının Türkiye’de 3 nedeni var:
1. Alıcı yerli firmanın yetersizliği.
2. SAP programının yetersizliği
3. SAP Türkiye Firmasının danışmanlık desteğinde yetersizliği
Alıcı yerli firmanın yetersizliği
SAP’den bir firmanın tüm işlemleri entegre etmesi beklendiğine göre, firmanın tüm departmanlarında proje ekibinde yer alacak kişilerin kesinlikle ingilizce bilmesi, bilgisayar nosyonun olması, kendi işinde yeni bir sistem kurmaya yetenekli olması gerekir. Bu nitelikler “olursa iyi olur, proje hızlı ilerler” nitelikleri değil, “olmazsa, kesinlikle olmaz” niteliklerdir. SAP programı doğası gereği bunu zorunlu kılar. Bu listeden herkese doğal görünen bu niteliklerin, örneğin firmanın muhasebecilerinde ya da insan kaynakları çalışanlarında da olması gerekir, yani onlar da veri tabanı nedir, nasıl çalışır, bir bilgisayar depoladığı verileri nasıl tutar, rapor gerektiğinde nasıl getirir gibi bilgilere sahip olmalıdırlar.
Ben SAP’yi ilk kez duyanlara anlatırken SAP’yi hamura benzetirim. Karnınız açken lokantadaki yemekleri beğenmediğinizi düşünün, bir fırın sahibi de size ‘ben sana hamur vereyim, istediğin gibi ekmek yap, üstelik ben sana ekmek yapmayı öğretirim” diyor. Hayatınızda hiç bilmediğiniz bir işi öğrenmezseniz aç kalacaksınız…
Daha önce küçük de olsa benzer projeleri uygulamamış, sistem tasarlama konusunda beceriksiz, çalışmaya ve öğrenmeye istekli olmayan bölüm ve kişilerle başlanırsa, başka bir neden olmasa da, o SAP projesi başarısız olur.
Yapılması gereken en doğru iş, şirketin anahtar faaliyetlerinde alt düzey yönetici olan grubun (şefler, deneyimli mühendisler) yedeklerini işe almak, eski sistemi yenilere bırakıp deneyimli ekiple SAP projesini yürütmektir. SAP ekibinin günlük başka işi olmamalıdır. SAP şimdilik çok popüler olduğu için, şirket bu ekipten eleman kaybetmemenin yolunu bulmalıdır.
2 yıl SAP’de uyarlama deneyimi kazanmış muhasebecileri, finansçıları, stok kontrolcüleri, üretim planlamacıları sonra ne yaparsınız bilmiyorum, yerlerine aldığınız yedekleri de öyle… Ancak SAP implemantasyonu bunları gerekli kılıyor.
Proje yöneticisi de çok önemlidir, kesinlikle 3 yıl firmadan ayrılmayacak birisi olmalıdır. Projede yer alacak farklı departmanları harekete geçirebilmek için “nemrut biri” olmasında son derece yarar vardır. Orta düzey bir yönetici olmalıdır, SAP üzerindeki tüm modül senaryolarını, testleri bizzat elleriyle en az bir kere yürütmeli ve sonuçlarını görmelidir. SAP implementasyonu o kadar yorucu, bıktırıcı ve zor çalışmaları gerektirir ki üst düzey bir yönetici, yumuşak yüzlü biri ya da yaşlı biri ile kesinlikle işler yürümez.
Pek çok şirket bana gerekli mi, iş süreçlerim bir ERP gerektirecek kadar karmaşık mı, SAP’yi uyarlayacak yetenekte ekibim var mı, bunu gerektireceği işgücüne katlanabilecek miyiz, SAP nasıl bir program, benim ne işime yarayacak diye düşünmeden satınalmaya karar veriyor, sonra da iş işten geçmiş ve kimse sorumluluğu üstlenmez oluyor.
Var olan işleyişinizdeki şikayetlerinizi doğru analiz yapmanız gerekiyor. İşleyişteki şikayetlerinizin ne kadarı kullandığınız sistemden kaynaklanıyor, ne kadarı personelinizin yeteneksizliği bunu ayırt edemiyorsanız, SAP işine hiç bulaşmamak gerek. Sorun personelinizde ise de onları değiştirmek gerek, yoksa sistemi değiştirmek tek başına sorunlarınızı çözmüyor. Eğer gerçekten eski sisteminizde bir sorun varsa da SAP kaçınılmaz (!) (Benim eski işyerimdeki eski sistem faturalardaki kalemlerin toplamı dip toplamı tutmayacak kadar ciddi hatalar yapmaya başlamıştı ve sahibi olan şirket de iflas etmişti, elbette böyle bir durumda SAP ya da bir alternatifi ile yeni ürünlere yönelmek kaçınılmaz.)
SAP programının yetersizliği
(Gecenlerde Deniz Tuncalp endüstri mühendislerinin tanımı ile ilgili bir link göndermişti listeye, orada da eskiden beri olan, endüstri mühendislerinin sınırlı bir alanda değil, bankacılıktan üretime, sigortacılıktan taşımacılığa, turizmden vakıflara kadar pek çok alanda çalışabilmelerinden övgüyle söz ediliyordu. Bu, bizler için gerçekten iyi bir şey mi? Bunun bizler için dezavantaj olduğunu ben geç kavradım, bu yılki seminer dersinde de anlatmaya çalıştım. Herhangi birinize, işyerinizde, aslında o işyerinin dışında da pek çok başka sektör ve şirkette çalışabilecek olduğunuz için, size yapılan bir ayrıcalık var mı? Varsa böyle bir yarar, ancak seçim yapana kadar söz konusu olabilir, seçim yapıldıktan sonra ise, kimse onları seçtiğiniz için size “favour” yapmayacağı gibi, bulunduğunuz işte genellikle esas işin dışında bir iş yapacağınız için de, esas işin sahibi mühendisliklere göre daha dezavantajlı bir durumdasınızdır. Bu da mesleğimizin bir gerçeği ve başka bir yazı konusu 3.)
Bunun SAP ile ne ilgisi var? SAP yetkilileri de ürünlerini satarken, matahmış gibi, “belli bir sektöre çözüm sunmadıklarını, Avrupa Birliğinin bürokratik işlemlerinden boru ile petol taşımacılığı yapan şirketlere, üretim şirketlerinden yazılım şirketlerine, ticari şirketlerden turizm sektörüne kadar çok geniş bir yelpaze için çözüm sunduklarını, bunun için de standart bir program değil, her müşterinin gereksinimlerine özel olarak uyarlanabilecek esnek bir program sunduklarını” ileri sürüyorlar. İyi de bu programın başka sektörlere de satılabilirliğinden bana ne? Kulağa hoş geliyor, bunu duyan alıcı sanki program tüm taleplerini yerine getirebilecek bir esnekliğe sahip sanıyor, oysa öyle değil. Aksine her alıcı firma kendine uyarlanabilmesi için tomar tomar danışmanlık ücreti ödüyor. Yani bitmemiş bir ürünü, bitmiş fiyatına, üstelik tamamlama maliyetini de size yükleyerek satıyorlar. Şimdi ileri sürüldüğü gibi, uyarlama, sizin ekstra taleplerinizin programda değişiklik yapılarak karşılanması olsa, yüzbinlerce dolar ve binlerce adamxsaat maliyetine katlanırsınız, oysa siz bu maliyeti ekstra telepleriniz için değil, sadece programın normal çalışması için veriyorsunuz! Üstelik bu kadar çok parametrenin ayarlanması ile bir esneklik de kazanmıyorsunuz, beklentilerinizin önemli bir kısmı, uyarlamanın ötesinde program sınırlamaları nedeniyle mümkün olmuyor. (Örneğin, proje yönetimi ya da maliyet muhasebesi modüllerinde personel maliyetlerini kişi kişi projelere yansıtamıyorsunuz, ancak belirli ortalamalarla yansıtabiliyorsunuz. Gerçi önerdikleri bir çözümleri var; buna göre firmadaki herkesi bir departmanmış gibi ya da hesap planında bir hesapmış gibi uyarlamanız gerekiyor! Böylece firmadaki diyelim ki 500 kişi, 500 ayrı departman (maliyet merkezi) oluyor… İşçilik giderinin belirleyici olduğu bir hizmet firmasının sadece bu nedenle bile bu programı almaması gerekir. Ya da demirbaş ve amortismanlarını sadece departmanlar için takip edebiliyorsunuz, projeler için değil, bu durumda da yalnızca bir proje için alınmış çok pahalı bir cihazın amortismanı o bölümün tüm projelerini maliyetlendiriyor.)
Diyeceksiniz ki programın neyi yapıp neyi yapamadığına önceden bakmanın bir yolu yok mu? Yok valla:
1. Birincisi, yukarda söylediğim gibi, alıcı taraf (yani patronun gözüne girmeye çalışan orta düzey yönetici şahıs) almaya o kadar niyetli ki; SAP Türkiye firmasının program tanıtımı seansında her söylenende bir keramet buluyor zaten.
2. İkincisi, iyi birer satıcı olan SAP Türkiye yetkilileri “şunu yapabiliyor mu” dediğiniz her şeye, “tabii yapabiliyor” diyorlar. (Bu konuda o kadar arsız ve yalancılar ki, belirli bir süre sonra ortaya çıkan sorunları konuşmak üzere gelen bir yöneticileri sizin “bakın danışmanlarınızın da kabul ettiği gibi programınız da şunu şunu yapamıyor” dediğinizde bile “yok canım yapar, biz ona bir daha bakalım deyip konuyu kapatıyorlar, böylece aylar geçmiş ve paralarının önemli bir kısmını aldıklarını düşündüklerinde de “Evet program onları yapamıyor, ama bu programı Türkiye’de 160 firma sorunsuz kullanıyor (!), sizin talebiniz yersiz, siz kendinizi programa uydurun” demeye başlıyorlar. Tam da bu konuda SAP implementasyonları konusunda yaygın bir görüşe geldik; buna göre, ERP’ler aynı zamanda re-engineering araçları oldukları için bunların uygulamasında programın standartını bozmamak gerekir, madem ki elin oğlu yapmış programı, madem ki başka bir sürü elin oğlu da bunu kullanıyor, e sen bir Türk olarak onlardan iyi mi bileceksin de kendi beklentilerini programa yaptırmaya çalışıyorsun, en doğrusu sen programa uy. Bu görüşü tartışmaya bile gerek görmeyecek kadar saçma sapan buluyorum ama özellikle lojistik tarafında olanlarda –çünkü orada en azında bir mesneti var- ve bu programı bir kez firmasının başına musallat etmişlerde bu kanı çok yaygın…)
3. Üçüncüsü, dediğim gibi SAP bir hamur ve satıcısının elinde bu hamurlardan yapılmış numune bir ekmek bile yok! Yani temel uyarlamaları yapılmış, modüllerin entegrasyonu sağlanmış, içinde basitçe verileri bulunan, standart raporlarından örnekler görebileceğiniz bir client’ları yok. Sizin firmanıza programı sattıklarında getirip hamuru kuruyorlar, sonra da peyder pey size modüllerin danışmanlarını yolluyorlar. Bir danışman eğitim vermeye geldiğinde bir de bakıyor ki, bir yerinde bir uyarlama hatası/eksiği var; tam da eğitimin ortasında program danışmanın söylediğini yapmıyor ve danışman size “bunun X modülü uyarlaması yapılmamış” diyor, “sen yap” diyorsunuz, “ben onu bilmem, ben Y modülü danışmanıyım” diyor. Y danışmanı geldiğinde başka bir eksik buluyor. Aylar sonra modüller tek tek çalıştığında da, birinin çıktısı diğerine gitmiyor, entegrasyonda sorunlar başlıyor. Yani, “bu program ne yapar”ı görebileceğiniz zaman geldiğinde, siz programı almış, 6 aylık verileri girmiş ve SAP Türkiye’ye parasını ödemiş oluyorsunuz. Gerisi sizin probleminiz…
SAP uyarlamaların ötesinde bir sınırlama ile maliyetleri üç boyutlu izlemenize izin vermiyor (hesap, bölüm, proje bazında). Sadece iki boyutlu veri tutabiliyor. Böyle olunca da üç boyuttan birini diğer ikisinden birinin içine gömmek zorunda kalıyorsunuz. Bu çözümü kabul ederseniz o kadar pahalı bir program almanıza ne gerek var, 1980’lerde yazılmış muhasebe yazılımları bile bunu yapıyor!
Yine SAP iki kez maliyet dağıtımı yapmanıza izin vermiyor. Mükerrer dağıtımı önlemek değil söz konusu olan, aynı yönde de olsa ikinci dağıtıma izin vermiyor. (Teknik olarak şöyle; birincil masraf çeşidinden birincil ve ikincillere dağıtım yapılabiliyor ama ikincil masraf çeşitlerinden ikincillere dağıtım yapılamıyor. Bunun sonucunda da birincil dağıtım ile personel giderlerini projelere dağıtıyorsunuz ama örneğin bizde olduğu gibi projelerinizin bir kısmı garantide olan projelerse, ar-ge projesi ise ve teşvik alıyorsanız, ya da kendinize ait para kazanmadığınız bir proje ise, bu projelerdeki işçilik maliyetlerini 720’li hesaptan tekrar 760’lı, 750’li hesaplara dağıtamıyorsunuz. Yani işçilik maliyetlerinizi proje boyutunda doğru yerde göreceksiniz, ama hesap boyutunda yanlış yerde göreceksiniz, işinize gelirse…)
Başında ya da test ortamında göremeyeceğiniz bu türden onlarca ciddi sorun canlı kullanımda karşınıza çıkıyor. Sistem çok parametrik olduğundan ve uyarlama yapmak sistemin bütününde başka modülleri etkileyebileceğinden bunların hepsi için ekstra danışmanlık ücretleri ve emek harcayarak baş etmeye çalışıyorsunuz, edemediğiniz yerlerde de artık geri dönüşünüz olmadığından “bunu yapmadığını bilseydik bu programı almazdık” diyeceğiniz kadar ciddi konularda beklentilerinizden taviz vermeye başlıyorsunuz. Hatta bazen “tamam çalışsın da nasıl çalışırsa çalışsın”, “biz onu da elle gireriz”, “bunu da ikinci kez gireriz”, “ondan da vazgeçtik onu da excel’de yaparız” demeye başlıyorsunuz. Bırakın işlerinizde verimlilik artışını, yeter ki girdiğimiz verileri anlamlı bir şekilde raporlayabilelim diye, kendi ellerinizle yarattığınız bir SAP tanrısının gönlünü etmek için bir kurban kesmediğiniz kalıyor.
Önemli sorunlardan biri de SAP’yi kendinize uyarlamak için Abap/4 ile yazacağınız ek program ve raporların yeni versiyonda çalışmaması; böylece her yeri versiyon çıktığında ya eski add-on’larınızdan ya da yeni versiyondan vazgeçeceksiniz, ya da yeniden yazacaksınız. Bu nedenle yeni versiyona geçemeyen şirketler olduğunu duyuyorum sap danışmanı.
Programın Türkçesi de çok kötü. Aynı kavramın farklı yerlerde farklı tercüme edildiği de olmuş. Tercüme anlamayı zorlaştıracak kadar kötü.
Tüm bu olumsuzlukların ne kadarının programın doğasından, ne kadarının yerelleştirme ve uyarlamadan kaynaklandığını elbette biz kullanıcıların ayırt etmesi olanaksız. Burada anılan ve anılmayan sorunlarımızın çözümleri için biz şirketimizde hala uğraşıyoruz. Umuyoruz ki SAP Türkiye bunlara bir çözüm bulacak. (elbette onların tavırları “biz size eğitimi verdik, gerisi sizin sorununuz” şeklinde ama bizim sorunlarımız da sonradan ortaya çıkan karar değişiklikleri ya da “tuning” sorunları değil, sistemin daha ilk kez çalıştırılmasında çıkan sorunlar!)
Son bir konu daha var. Bildiğiniz gibi zaman zaman büyük otomobil firmaları gazetelere ilan vererek yeni çıkardıkları bir otomobilden alanları servislere çağırırlar ve bir yerindeki küçük bir hatayı ücretsiz düzelteceklerini söylerler. SAP, programındaki sonradan farkettiği hataları ve eksiklikleri nasıl gideriyor dersiniz? OSS notları ile. Bunlardan nasıl haberiniz oluyor? Teknik ekibiniz sürekli internetten bunları takip edecek, indirecek ve yükleyecek, sanki bu da sizin kabahatinizmiş gibi sorumluluk sizde. Yani SAP Türkiye firmasından bu konuda düzenli bir destek beklemeyin, sanki on binlerce müşterileri var. Diyelim ki programda bir sorun çıktı SAP’ye başvurursanız ilk yapacakları sizi bir güzel azarlamak olur; “onun OSS notu var niye bakmadınız!”. Niye ben bakayım yahu, ben sana paranı eksik mi ödedim? Bu OSS’ler ne zaman bitecek? Ne zaman tam bir programınız olacak belli değil. Üstelik bir süre sonra orijinal SAP eski versiyonları OSS ile bile desteklemekten vazgeçiyor, bir nedenle yeni versiyona geçemiyorsanız, sistemle evrende baş başasınız! Böyle yazılımların “bug-fix”leri zaten böyle olur deyip kabulleniyorsanız sorun yok. Bu da SAP’nin dünyada da hızlı büyümesinin bir sonucu, Microsoft ürünlerinin hata mesajları hakkında ne zaman elime bir espri geçse SAP’ninkileri düşünürüm…
